Onze professionals houden hun uren bij in ons eigen portaal. Zij tekenen digitaal. U geeft akkoord met een code per e-mail. Daarna volgen de PDF en de conceptfactuur vanzelf.
Zodra beide handtekeningen er staan, is de urenstaat afgerond. Zo ziet UwWerkplek de urenstaat dan, onder Urenstaten. U krijgt de PDF per e-mail, en later de factuur.
Afgerond. Beide partijen hebben getekend. De uren liggen vast.
De PDF. Alle uren per dag, de totalen en beide handtekeningen met naam en datum.
Per e-mail. De urenstaat en de dagverslagen gaan als PDF naar de opdrachtgever en naar UwWerkplek.
Conceptfactuur. Met de facturabele uren per artikel. UwWerkplek controleert hem en verstuurt hem daarna.
Tijd voor tijd niet. Die uren komen niet op de factuur. En per urenstaat komt er maar één factuur.
Wat het kan
Alles op een rij.
Alles in deze lijst is beschikbaar. Het portaal draait al voor onze detacheringen.
Uren invullen
Eén urenstaat per maand, per opdrachtgeverbeschikbaarMet medewerker, functie, maand en klant bovenaan.
Uren per dag, per artikel en projectcodebeschikbaarIn halve uren. Elke wijziging wordt meteen opgeslagen.
Weekend en feestdagen gemarkeerdbeschikbaarZo ziet u in één oogopslag welke dagen afwijken.
Tijd voor tijd apartbeschikbaarMet het openstaande saldo, dat doorloopt naar de volgende maand.
Dagverslag per dagbeschikbaarKort wat er is gedaan. De opdrachtgever leest mee.
Regels van vorige maand overgenomenbeschikbaarEen nieuwe maand begint met de artikelen die al in gebruik waren.
Tekenen en akkoord
Inloggen met een code per e-mailbeschikbaar6 cijfers, 15 minuten geldig. Geen wachtwoord.
Digitaal tekenenbeschikbaarMet muis of vinger, of plak een afbeelding van uw handtekening.
Vanzelf naar de opdrachtgeverbeschikbaarNa de handtekening van de professional gaat er een e-mail met een link.
Akkoord na een code per e-mailbeschikbaarDe code geldt voor één urenstaat en gaat alleen naar het juiste adres.
Alleen de tekenbevoegde tekentbeschikbaarCollega's met de rol viewer kijken mee, maar tekenen niet.
Heropenen bij een correctiebeschikbaarUwWerkplek zet de urenstaat terug naar concept.
Na het akkoord
PDF van de urenstaatbeschikbaarA4 liggend, met alle uren per dag en beide handtekeningen.
PDF van de dagverslagenbeschikbaarPer project en per dag, met de uren erbij.
Beide PDF's per e-mailbeschikbaarNaar de opdrachtgever en naar UwWerkplek.
ConceptfactuurbeschikbaarVanzelf na de tweede handtekening, met de facturabele uren per artikel.
Nooit twee facturen voor één urenstaatbeschikbaarOok niet als een urenstaat is heropend en opnieuw getekend.
Overzicht en beheer
Overzicht met statusbeschikbaarConcept, te ondertekenen of afgerond. Filteren op jaar en status.
Urenoverzicht en projectoverzichtbeschikbaarUren per maand, per artikel en per project, met de dagverslagen.
RollenbeschikbaarMedewerker, akkoorder, viewer en projectmanager.
Alleen uw eigen urenstatenbeschikbaarElke opdrachtgever ziet alleen de eigen organisatie.
AuditlogbeschikbaarCodes, handtekeningen, e-mails en facturen, met datum en tijd.
LegendabeschikbaarAlle functies zijn beschikbaar en te zien in de demo-omgeving.
Zo werkt het
Vier stappen. Allemaal digitaal.
Uren invullen
De professional vult per dag de uren in, per artikel en projectcode. Met een kort dagverslag.
Professional tekent
Aan het eind van de maand tekent de professional. U krijgt vanzelf een e-mail met een link.
U geeft akkoord
U vult de code uit de e-mail in, controleert de uren en tekent.
PDF en factuur
U en UwWerkplek krijgen de PDF. De conceptfactuur staat klaar voor controle.
Voor wie
Voor wie werkt, wie tekent en wie meekijkt.
Professional
U vult elke dag uw uren in, met een kort dagverslag. Aan het eind van de maand tekent u. Daarna gaat de urenstaat vanzelf naar de opdrachtgever.
Opdrachtgever
U krijgt een e-mail met een link. Met een code per e-mail opent u de urenstaat. U controleert, tekent en krijgt de PDF.
Collega's die meekijken
Met de rol viewer of projectmanager ziet u de urenstaten en kunt u ze printen. Tekenen kan alleen de tekenbevoegde contactpersoon.
Een handtekening telt pas na een code per e-mail. Daarna liggen de uren vast.
Code per e-mail
Inloggen en tekenen gaat met een code van 6 cijfers. De code komt per e-mail en is 15 minuten geldig.
Alleen de juiste persoon
De code gaat alleen naar het e-mailadres dat bij de urenstaat hoort. Alleen de tekenbevoegde contactpersoon tekent.
Vergrendeld na tekenen
Na de handtekening van de professional kan niemand de uren nog wijzigen. Alleen UwWerkplek kan een urenstaat heropenen.
Alleen uw eigen urenstaten
U ziet alleen de urenstaten van uw organisatie. Elke gebruiker heeft een eigen rol.
Alles vastgelegd
Elke code, handtekening, e-mail en factuur komt in het auditlog, met datum en tijd.
Pauze bij te veel pogingen
Wordt er bij het inloggen te vaak een code aangevraagd of een foute code ingevuld? Dan moet u even wachten.
ISO 27001in aanvraag
NEN 7510 · 7512 · 7513in aanvraag
AVGvan krachtverwerkersovereenkomst en hulp bij de DPIA
Wat het niet doet
Geen uren wijzigen na tekenen. Een correctie kan alleen als UwWerkplek de urenstaat heropent.
Geen factuur zonder twee handtekeningen. Eerst tekent de professional, dan u.
Geen factuur zonder controle. De conceptfactuur gaat pas naar u na controle door UwWerkplek.
Geen tijd voor tijd op de factuur. Alleen facturabele uren komen erop.
Geen tweede factuur. Per urenstaat is er één.
Geen handtekening van meekijkers. Viewers en projectmanagers tekenen niet.
Volgens onze voorwaarden geldt: keurt u een urenstaat niet binnen vijf werkdagen na indiening schriftelijk af, dan geldt hij als goedgekeurd. Een bezwaar meldt u schriftelijk en met uitleg.
Tarief
Het portaal hoort bij de detachering.
U betaalt voor de uren van de professional. Het portaal rekenen we niet apart. Alle bedragen zijn exclusief btw.
Urenregistratie
beschikbaar
Inbegrepenbij elke detachering via UwWerkplek
U betaalt het uurtarief van de professional. Dat staat in de opdrachtbevestiging. We factureren op basis van de getekende urenstaten.
Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum. Het tarief kan per 1 januari worden geïndexeerd.
Portaal voor professional en opdrachtgeverinbegrepenOok voor collega's die meekijken.
Code per e-mail en digitale handtekeninginbegrepenGeen app of extra account nodig.
PDF van urenstaat en dagverslageninbegrepenPer e-mail, na beide handtekeningen.
Conceptfactuur na akkoordinbegrepenAlleen de facturabele uren, per artikel.
Uurtarief professionalvolgens opdrachtbevestigingPer uur of per dag, exclusief btw.
Overwerk, weekend en feestdagentoeslag 25 tot 100%Alleen na uw akkoord, volgens de voorwaarden.
Vragen
Wat u waarschijnlijk wilt weten.
Staat uw vraag er niet bij? Bel 085-800 4664.
Heb ik een app of een account nodig om te tekenen?
Nee. U krijgt een e-mail met een link. U vult uw e-mailadres in, krijgt een code van 6 cijfers en tekent in de browser.
Met een account als akkoorder ziet u daarnaast het overzicht van al uw urenstaten. Ook dan logt u in met een code per e-mail.
Hoe lang is de code geldig?
15 minuten. Daarna vraagt u een nieuwe code aan. Wordt er bij het inloggen te vaak een code aangevraagd of een foute code ingevuld, dan moet u even wachten.
Wat doe ik als de uren niet kloppen?
Teken dan niet. Laat het ons schriftelijk weten, met uitleg, bijvoorbeeld via info@uwwerkplek.nl. Wij zetten de urenstaat terug naar concept. De professional past hem aan en tekent opnieuw.
Let op: keurt u een urenstaat niet binnen vijf werkdagen na indiening schriftelijk af, dan geldt hij volgens onze voorwaarden als goedgekeurd.
Wie mag tekenen namens ons?
De tekenbevoegde contactpersoon die bij de urenstaat hoort. Collega's met de rol viewer of projectmanager zien de urenstaten en kunnen ze printen, maar tekenen niet.
Werkt het per week of per maand?
In het portaal is er één urenstaat per maand, per professional en per opdrachtgever. De professional vult elke dag in, dus u ziet elke week terug in de maand.
Wat staat er in de PDF?
De naam en functie van de professional, de opdrachtgever en de periode. Daarnaast alle uren per dag, de totalen en beide handtekeningen met naam en datum. De dagverslagen krijgt u in een aparte PDF.
Hoe komt de factuur tot stand?
Na de tweede handtekening maakt het portaal een conceptfactuur met de facturabele uren per artikel. UwWerkplek controleert die en verstuurt hem. U betaalt binnen 14 dagen na de factuurdatum.
Wat is tijd voor tijd?
Uren die de professional later compenseert met vrije tijd. Ze staan apart op de urenstaat, met het openstaande saldo erbij. Ze komen niet op de factuur.
Zie het portaal in een korte rondleiding.
We laten u de urenstaat zien, het tekenen met de code en de PDF. Op locatie of online.
Vul in wat u nodig heeft. We sturen binnen één werkdag een offerte op maat. Alle bedragen zijn exclusief btw. Meer dan één onderdeel? Stel een complete offerte samen.