Privacybeleid

UwWerkplek Detachering B.V. — versie 1.0, geldig vanaf 20 april 2026

Verwerkingsverantwoordelijke

UwWerkplek Detachering B.V. (hierna “UwWerkplek Detachering”, “wij” of “ons”) is gespecialiseerd in het detacheren van ICT-professionals bij opdrachtgevers. Wij hechten grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken van Professionals, opdrachtgevers en sollicitanten, waarvoor wij deze gebruiken, op welke juridische grondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Verwerkingen vinden plaats in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

• Definities
• Reikwijdte
• Welke persoonsgegevens wij verwerken
• Doelen en grondslagen
• Bijzondere categorieën (BSN)
• Bewaartermijnen
• Delen met derden (subverwerkers)
• Doorgifte buiten de EER
• Beveiligingsmaatregelen
• Cookies
• Uw rechten
• Wijzigingen
• Contact en klachten

Artikel 1 — Definities

• AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679).
• Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
• Professional: een natuurlijke persoon die door UwWerkplek Detachering wordt gedetacheerd of anderszins ingezet bij een Opdrachtgever.
• Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die een Professional inhuurt via UwWerkplek Detachering.
• Kandidaat: een natuurlijke persoon die solliciteert of zich aanmeldt voor mogelijke inzet via UwWerkplek Detachering.
• Urenstaat-portaal: de beveiligde online omgeving op uwwerkplek.nl/detachering/Klantenportaal/ waarin Professionals en Opdrachtgevers gewerkte uren registreren, beoordelen en goedkeuren.
• Subverwerker: een derde partij die in opdracht van UwWerkplek Detachering persoonsgegevens verwerkt.

Artikel 2 — Reikwijdte

• Dit privacybeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door UwWerkplek Detachering in het kader van haar dienstverlening, waaronder werving & selectie, detachering van Professionals, urenregistratie, facturatie aan Opdrachtgevers en loonadministratie.
• Dit privacybeleid geldt voor onze website, het Urenstaat-portaal, onze e-mail- en telefoonkanalen en alle daarop aansluitende verwerkingen.
• Voor verwerkingen die UwWerkplek Detachering uitvoert als verwerker (namens een Opdrachtgever) geldt aanvullend de tussen partijen overeengekomen verwerkersovereenkomst.

Artikel 3 — Welke persoonsgegevens wij verwerken

3.1 Gegevens van Kandidaten (sollicitatieprocedure)

• Naam, adres, woonplaats, geboortedatum
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer
• Curriculum vitae, werkervaring, opleiding, certificeringen
• Motivatiebrief en andere door u aangeleverde documenten
• Gespreksnotities en beoordelingen vanuit intake-interviews

3.1a VOG, screening en referentie-check

Voor bepaalde opdrachten (zorgsector, vertrouwelijke omgevingen, opdrachtgever-eisen) verwerken wij aanvullend:

• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) — wij registreren uitsluitend de aanwezigheid en afgiftedatum, niet de inhoudelijke toetsing
• Resultaten van referentie-checks bij eerdere werkgevers (uitsluitend met uw voorafgaande toestemming)
• Verificatie van opgegeven certificeringen bij de uitgevende instanties (Microsoft, Cisco, ITIL, etc.)
• Bij zorg-opdrachten: BIG-registratie-status indien relevant voor de functie
• Bij opdrachten met toegang tot vertrouwelijke informatie: aanvullende screening conform de eisen van Opdrachtgever, binnen de wettelijke grenzen

Wij voeren geen psychologische assessments, persoonlijkheidstests of gedragsonderzoeken uit zonder uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming en een concrete aanleiding vanuit de opdracht.

3.2 Gegevens van Professionals (bij plaatsing / dienstverband)

• Identificatiegegevens: naam, geboortedatum, BSN (uitsluitend voor loonadministratie en aangiften)
• Kopie identiteitsbewijs (conform fiscale identificatieplicht; BSN en pasfoto afgeschermd waar wettelijk toegestaan)
• Adres, IBAN, nationaliteit, burgerlijke staat (indien relevant voor loonheffing)
• Arbeidsverleden, uren-historie, verlof- en ziekteregistraties (waar van toepassing)
• Certificeringen en aantoonbare expertise
• Urenstaat-accountgegevens: e-mailadres, rol (Professional), sessie-tokens en MFA-codes
• Gewerkte uren per dag, per opdracht, per project, inclusief dagverslagen en taken
• Loonstroken en jaaropgaven

3.3 Gegevens van Opdrachtgevers en hun contactpersonen

• Bedrijfsgegevens: statutaire naam, KvK, factuuradres
• Contactpersoon: naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer
• Urenstaat-portaalaccount voor goedkeuring van uren
• Contractgegevens, tarieven, opdrachtomschrijvingen

3.4 Communicatie- en audit-gegevens

• E-mail- en WhatsApp-correspondentie in het kader van de opdracht
• Portaal-activiteit (login, urenstaat indienen, goedkeuren) met tijdstip en IP-adres
• Audit log-regels: handeling, tijdstip, IP, gekoppeld e-mailadres

Artikel 4 — Doelen en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke, vooraf bepaalde doelen en op een van de volgende grondslagen van de AVG:

Artikel 5 — Bijzondere categorieën en BSN

Het burgerservicenummer (BSN) is een nationaal identificatienummer en mag alleen worden verwerkt wanneer de wet dat expliciet toestaat. UwWerkplek Detachering verwerkt het BSN van Professionals uitsluitend voor wettelijk voorgeschreven doeleinden: loonadministratie, loonheffing, aangiften aan de Belastingdienst, pensioenuitvoering en het UWV.

Bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens bij ziekteverzuim) verwerken wij alleen wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, bijvoorbeeld via een gecertificeerde arbodienst, en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de re-integratie en loondoorbetaling.

5.1 Medische gegevens via arbodienst — strikte scheiding

Bij ziekteverzuim werken wij samen met een gecertificeerde arbodienst. De arbodienst is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor medische gegevens en is gebonden aan het medisch beroepsgeheim. Wij (UwWerkplek Detachering) ontvangen uitsluitend de volgende beperkte informatie:

• Aanvang en einde van het verzuim (data, niet de oorzaak)
• Het percentage arbeidsongeschiktheid
• Werkgerelateerde beperkingen en benutbare mogelijkheden (functioneel, niet medisch)
• Verwachte duur van het verzuim en plan van aanpak re-integratie
• Administratieve informatie voor de Wet verbetering Poortwachter

Wij ontvangen geen diagnoses, medische dossiers, medicatie-informatie of andere gezondheidsgegevens. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt bij de arbodienst en zijn ook voor UwWerkplek Detachering niet opvraagbaar. De arbodienst hanteert een eigen privacybeleid dat op verzoek beschikbaar wordt gesteld.

Opdrachtgevers (inleners) ontvangen uitsluitend de functie-gerelateerde beperkingen voor zover noodzakelijk voor de re-integratie op werklocatie — nooit medische details.

5.2 Video-observatie op werklocatie van Opdrachtgever

Opdrachtgevers kunnen voor beveiligings- of kwaliteitsdoeleinden video-observatie in hun pand hebben. Verwerkingsverantwoordelijkheid voor dergelijke opnamen ligt bij de Opdrachtgever, niet bij UwWerkplek Detachering. De Professional wordt door ons vóór aanvang van de Opdracht ingelicht over de aanwezigheid van camera's voor zover ons bekend; de Opdrachtgever is wettelijk verplicht dit zichtbaar te communiceren (pictogrammen, huisreglement).

Artikel 6 — Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verwerking, tenzij de wet een langere termijn voorschrijft.

Artikel 7 — Delen met derden (subverwerkers)

Voor de uitvoering van onze diensten schakelen wij zorgvuldig geselecteerde subverwerkers in. Met elke subverwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan artikel 28 AVG.

Verder delen wij persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld op basis van een rechterlijk bevel) of wanneer u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Artikel 8 — Doorgifte buiten de EER

UwWerkplek Detachering streeft ernaar uw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. In uitzonderingsgevallen — bijvoorbeeld bij gebruik van Meta (WhatsApp) — baseren wij doorgifte op de Standard Contractual Clauses (SCC’s) van de Europese Commissie en/of het EU-US Data Privacy Framework, aangevuld met aanvullende technische maatregelen (encryptie in rust en in transit).

Artikel 9 — Beveiligingsmaatregelen

• Multi-factor authenticatie (MFA) op alle logins van het Urenstaat-portaal
• Rate limiting op authenticatie (max. 5 MFA-verzoeken en 10 verificatie-pogingen per IP per 10 minuten)
• TLS 1.2/1.3 encryptie voor alle verbindingen
• Versleuteling in rust voor databases en backups
• Audit logging van alle kritische handelingen (login, urenstaat-indiening, goedkeuring)
• Role-based access: Professionals zien alleen hun eigen uren; Opdrachtgevers zien alleen uren van hun eigen Professionals
• Nederlandse/EU hosting via TransIP
• Afgeschermde opslag van BSN en identiteitsbewijzen, alleen toegankelijk voor loonadministratie
• Getekende verwerkersovereenkomsten met alle subverwerkers

9.1 Datalek-meldprocedure (AVG art. 33/34)

Bij een (vermoed) datalek volgen wij dezelfde strikte procedure als beschreven voor onze MSP-tak:

• Detectie & triage (T+0 tot T+4 uur): Prioriteit 1 incident, responseteam isoleert direct getroffen systemen.
• Notificatie aan betrokken Opdrachtgever (T+24 uur): schriftelijke melding met aard, aantal betrokkenen, type gegevens, genomen maatregelen.
• Melding AP (T+72 uur): kwalificerende datalekken worden binnen 72 uur gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Communicatie betrokken Professionals/kandidaten: bij hoog risico worden betrokkenen rechtstreeks geïnformeerd (art. 34 AVG) met concreet handelingsperspectief.
• Evidence preservation: logs, configuraties en forensische artefacten blijven minimaal 12 maanden bewaard.
• Root-cause analyse: binnen 10 werkdagen post-mortem met preventieve maatregelen.

9.2 Geen profilering, geen geautomatiseerde besluitvorming

UwWerkplek Detachering neemt géén geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg of significant effect voor u in de zin van artikel 22 AVG. Selectie van Professionals voor opdrachten, beoordeling van kandidaten en urengoedkeuringen gebeuren altijd door mensen. CV-matching op trefwoorden is een hulpmiddel, geen beslissend mechanisme. U heeft altijd het recht op menselijke tussenkomst, een eigen standpunt kenbaar te maken en het besluit aan te vechten.

Artikel 10 — Cookies

Onze website en het Urenstaat-portaal gebruiken uitsluitend cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren:

Wij plaatsen op dit moment géén tracking- of marketingcookies. Indien wij in de toekomst analytische of marketingcookies willen plaatsen, zullen wij daarvoor eerst uw toestemming vragen via een cookiebanner.

Artikel 11 — Uw rechten

U heeft onder de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage — u mag weten of en zo ja welke persoonsgegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie — u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren
• Recht op vergetelheid — onder voorwaarden (let op: fiscale en arbeidsrechtelijke bewaartermijnen kunnen in de weg staan)
• Recht op beperking — u kunt onder voorwaarden vragen de verwerking te beperken
• Recht op dataportabiliteit — u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of direct marketing
• Recht om toestemming in te trekken — waar wij op basis van toestemming verwerken (bijvoorbeeld kandidatenpool)

U kunt uw verzoek indienen via info@uwwerkplek.nl. Wij reageren binnen 4 weken. Ter bescherming van uw gegevens kunnen wij om aanvullende identificatie vragen voordat wij uw verzoek uitvoeren.

Artikel 12 — Wijzigingen

Wij mogen dit privacybeleid wijzigen. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of via een melding in het Urenstaat-portaal. De actuele versie vindt u altijd op www.uwwerkplek.nl/detachering/privacybeleid.php.

Artikel 13 — Contact en klachten

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door UwWerkplek Detachering? Neem dan contact op via:

• E-mail: info@uwwerkplek.nl
• Telefoon: 085-800-4664
• Post: UwWerkplek Detachering B.V., t.a.v. Privacy, Naardermeer 118, 1447 KN Purmerend

Komt u er met ons niet uit? Dan heeft u te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Versie 1.1 — Geldig vanaf 24 april 2026 — UwWerkplek Detachering B.V., Purmerend.