Home / Managed IT / Selfservice
Uw managers regelen het zelf.
Een account activeren, een laptop aanvragen, rechten op een gedeeld postvak — dat zijn geen vragen die door een ticketwachtrij hoeven. Met Selfservice doet de leidinggevende het zelf, gaat de aanvraag langs de juiste goedkeurders, en voeren wij hem uit. Wie wat mag, ligt vooraf vast.
Het wachten zit tussen de mensen, niet in de techniek.
Een nieuwe medewerker begint maandag. De leidinggevende mailt de servicedesk, die vraagt wie het mag goedkeuren, dat antwoord komt een dag later, en dan pas begint het werk dat vijf minuten kost. Selfservice haalt die tussenstappen weg: de aanvraag start bij degene die het weet, en de goedkeuring zit in het formulier in plaats van in iemands postvak.
Binnen 4 uur actief
Een geactiveerd account is ingeschakeld, gelicentieerd en doorgesynchroniseerd — niet pas de volgende ochtend.
De juiste persoon beslist
De eigenaar van een postvak weet of iemand erbij hoort. De servicedesk weet of het veilig kan. Allebei tekenen.
Rechten met een einddatum
Tijdelijke toegang vervalt vanzelf. Wat u niet intrekt, blijft anders jaren openstaan.
Altijd terug te vinden
Elke aanvraag, elk akkoord en elke uitvoering staat met naam en tijdstip in het logboek.
Vier aanvragen, volledig afgehandeld.
1 · Account activeren
Een nieuwe medewerker staat klaar in de administratie, maar het account is nog uitgeschakeld. De leidinggevende zet het zelf aan. Binnen vier uur is het account ingeschakeld in Microsoft Entra ID, is de licentie toegewezen en is alles doorgesynchroniseerd — klaar om mee te werken.
Eén knop — daarachter drie handelingen die anders elk een ticket waren.
2 · Laptop aanvragen
De leidinggevende vraagt een laptop aan voor een medewerker. Bij ons komt de aanvraag binnen met een knop goedkeuren of afkeuren. Bij goedkeuring wijzigen wij de licentie van Microsoft 365 F3 naar E3, want een eigen laptop vraagt een andere licentie dan een gedeelde werkplek. Daarna kiest de medewerker zelf een moment om het apparaat op te halen.
De gevolgen staan in het formulier, niet in de kleine lettertjes achteraf.
Afkeuren kan ook — met een reden die bij de aanvrager terechtkomt.
Twintig minuten per afspraak — genoeg om samen aan te melden en te controleren.
3 · Rechten op een gedeeld postvak
Een medewerker vraagt zelf toegang aan tot een gedeeld postvak. De aanvraag gaat eerst naar de eigenaar van dat postvak — die weet of het klopt — en daarna naar de servicedesk, die het uitvoert en vastlegt. Pas als beiden akkoord zijn, wordt het recht toegekend.
Een einddatum meegeven kan — dan trekt het systeem het recht daarna zelf in.
Twee ogen: de eigenaar bepaalt of het mag, de servicedesk of het veilig kan.
4 · Rechten op een teamsite
Dezelfde route, maar dan voor een SharePoint-teamsite. De medewerker kiest de site en de rol, de eigenaar van de teamsite keurt goed, en de servicedesk voert uit. Zo groeit een teamsite niet ongemerkt vol met mensen die er ooit even bij moesten.
Wie eigenaar is van een teamsite, ziet de aanvragen in hetzelfde scherm.
Vooraf vastgelegd, niet per geval bedacht.
De goedkeuringsroute hangt aan het soort aanvraag, niet aan wie er toevallig beschikbaar is. Bij de intake leggen we vast wie welke rol vervult.
| Aanvraag | Wie start | Wie keurt goed | Doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Account activeren | Leidinggevende | Geen — de leidinggevende is hiervoor bevoegd | Binnen 4 uur actief |
| Laptop aanvragen | Leidinggevende | UwWerkplek | Zelfde werkdag beoordeeld |
| Rechten gedeeld postvak | Medewerker | Eigenaar postvak Servicedesk | Binnen 1 werkdag |
| Rechten teamsite | Medewerker | Eigenaar teamsite Servicedesk | Binnen 1 werkdag |
Een aanvraag die blijft liggen, gaat na twee werkdagen naar de vervanger van de goedkeurder. Niemand hoeft achter een akkoord aan te bellen.
Twee posten waar u nu voor betaalt.
Licenties van accounts die stilstaan, en servicedesktijd aan aanvragen die de aanvrager zelf kan afhandelen. Bij 4.400 accounts en tweehonderd aanvragen per maand loopt dat samen op tot bijna twee ton per jaar. Reken het na met uw eigen aantallen.
Minder wachten, meer overzicht.
Geen ticket voor het voor de hand liggende
De aanvragen die het vaakst voorkomen, lopen zonder tussenkomst van de servicedesk.
Aantoonbaar in control
Wie mag wat, en wie heeft dat toegekend? Voor NEN 7510 en de AVG is dat geen zoekplaatje meer.
Nieuwe medewerkers draaien mee
Een account dat maandag klaar moet zijn, staat vrijdag al klaar — zonder heen-en-weer.
Selfservice in uw omgeving?
We laten graag zien hoe de vier stromen bij u zouden lopen — en wie welke rol krijgt.