1. Gebruik metadata in plaats van mappen
Diepe mappenstructuren maken documenten onvindbaar. Gebruik in plaats daarvan kolommen (metadata) om documenten te taggen met type, afdeling of project. Zo kunt u filteren en groeperen zonder eindeloos te klikken.
2. Schakel versiebeheer in
Ga naar Bibliotheek-instellingen → Versiebeherinstellingen en schakel versiebeheer in. Zo kunt u altijd terug naar een eerdere versie van een document. Stel het maximum aantal versies in op 50 om opslagruimte te besparen.
3. Stel standaardweergaven in per team
Maak aangepaste weergaven per afdeling of project. Zo ziet de financiële afdeling alleen hun documenten, terwijl het managementteam een overkoepelend overzicht heeft. Gebruik filters op metadata-kolommen.
4. Beheer rechten op siteniveau, niet per document
Geef rechten op site- of bibliotheekniveau, niet per individueel document. Dit voorkomt een onbeheersbare wirwar van permissies en maakt auditing veel eenvoudiger — belangrijk voor NEN 7510 compliance.