De meeste organisaties gebruiken een fractie van waar ze voor betalen. Niet omdat de rest niet nuttig is, maar omdat niemand de tijd heeft gehad om het in te richten. Dit stuk gaat over wat er blijft liggen, en wat het oplevert om het wél op te pakken.
Begin met tellen wat u afneemt
De snelste besparing zit bijna altijd in de licenties. In vrijwel elke omgeving die wij overnemen, vinden we:
- Licenties op accounts van mensen die niet meer in dienst zijn
- Dure licenties op accounts die alleen mail gebruiken
- Dubbele licenties, doordat een losse aankoop nooit is opgezegd
- Add-ons waarvan niemand meer weet waarom ze zijn aangeschaft
Loop dit één keer per kwartaal na. Het aantal gebruikers verandert continu, en een licentie die niemand gebruikt, valt niet op in de begroting.
SharePoint of Teams — kies bewust
Het meest voorkomende ordeningsprobleem: documenten staan door elkaar in OneDrive, in Teams, in SharePoint, en soms nog op een netwerkschijf. Niemand weet waar de laatste versie staat.
Een simpele vuistregel werkt goed:
- OneDrive voor wat van u persoonlijk is en niet gedeeld hoeft te worden
- Teams voor wat een team dagelijks samen gebruikt
- SharePoint voor wat de organisatie langdurig bewaart — protocollen, beleidsstukken, formulieren
Belangrijk: elk Team maakt automatisch een SharePoint-site aan. Wie ongecontroleerd Teams laat aanmaken, krijgt binnen een jaar honderden sites waarvan niemand de eigenaar kent. Richt een aanmaakproces in met een eigenaar, een doel en een einddatum.
Stop met bijlagen mailen
Het versturen van een document als bijlage maakt direct een tweede versie. Delen via een link houdt één versie in stand, geeft u zicht op wie toegang heeft, en laat u die toegang later weer intrekken.
Dit is minder een technische kwestie dan een gewoontekwestie. Zet de standaard goed (delen binnen de organisatie, niet "iedereen met de link"), leg één keer uit waarom, en het verandert vanzelf.
Vergaderingen die iets opleveren
Een paar instellingen in Teams schelen meer tijd dan een cursus:
- Agenda in de uitnodiging — geen agenda, geen vergadering
- Kanaalvergaderingen in plaats van losse uitnodigingen, zodat notulen en bestanden op één plek belanden
- Opnemen en transcriberen voor wie er niet bij kon zijn, mits u dat vooraf meldt
- Standaard op 25 of 50 minuten, zodat er tijd is tussen afspraken
Werk automatiseren dat niemand mist
Power Automate is de minst gebruikte en meest onderschatte onderdeel van het pakket. Het gaat niet om spectaculaire toepassingen, maar om het weghalen van dagelijkse handelingen:
- Een aanvraag in een formulier komt automatisch bij de juiste persoon terecht
- Een goedgekeurd document verhuist zelf naar de definitieve map
- Bijlagen uit een gedeelde mailbox worden automatisch opgeslagen en gearchiveerd
- Een herinnering gaat uit als een taak blijft liggen
Begin klein, bij een handeling die iemand elke week doet en waar hij zich elke week aan ergert. Dat levert direct draagvlak op voor de volgende stap.
Zoeken werkt alleen als de basis klopt
Microsoft Search doorzoekt mail, documenten, Teams en agenda's tegelijk. Dat werkt goed, maar alleen als bestanden vindbare namen hebben en op een logische plek staan. Een map met "definitief_v3_echt_definitief.docx" is met geen enkele zoekmachine te redden.
Een eenvoudige afspraak over naamgeving en mapstructuur levert meer op dan welke functie ook.
Meten en bijsturen
De gebruiksrapportage in het beheercentrum laat zien wat er daadwerkelijk wordt gebruikt. Kijk daar één keer per kwartaal naar. Als een afdeling Teams nauwelijks gebruikt maar wel volledige licenties heeft, is dat óf een besparing óf een gemiste kans — in beide gevallen iets om over door te praten.
Optimaliseren is geen project met een einddatum. Het is een gesprek dat elk kwartaal terugkomt, met steeds dezelfde vraag: wat kost het, wat gebruiken we, en waar loopt het vast?
Veelgestelde vragen
Waar zit de snelste besparing in Microsoft 365?
In de licenties. In vrijwel elke omgeving staan licenties op accounts van vertrokken medewerkers, dure licenties op accounts die alleen mail gebruiken, en add-ons waarvan niemand meer weet waarom ze zijn aangeschaft. Loop dit één keer per kwartaal na, want het aantal gebruikers verandert continu.
Wanneer gebruik ik OneDrive, Teams of SharePoint?
OneDrive is voor wat persoonlijk is en niet gedeeld hoeft te worden. Teams is voor wat een team dagelijks samen gebruikt. SharePoint is voor wat de organisatie langdurig bewaart, zoals protocollen, beleidsstukken en formulieren. Elk Team maakt automatisch een SharePoint-site aan, dus regel wie een Team mag aanmaken.
Waarom is een document delen beter dan het mailen?
Een document als bijlage versturen maakt onmiddellijk een tweede versie, die daarna los gaat leven. Delen via een link houdt één versie in stand, laat zien wie toegang heeft en maakt het mogelijk die toegang later weer in te trekken.
Wat kan ik met Power Automate automatiseren?
Power Automate haalt terugkerende handelingen weg: een formulieraanvraag die automatisch bij de juiste persoon belandt, een goedgekeurd document dat zichzelf naar de definitieve map verplaatst, of bijlagen uit een gedeelde mailbox die automatisch worden opgeslagen. Begin bij een handeling die iemand elke week doet en waaraan hij zich elke week ergert.