Er bestaat een hardnekkig misverstand dat Microsoft uw gegevens back-upt. Dat doet Microsoft niet. Microsoft zorgt dat de dienst beschikbaar blijft — dat is iets anders dan zorgen dat úw gegevens terugkomen als er iets misgaat. In het gedeelde-verantwoordelijkheidsmodel staat het letterlijk: de gegevens zijn van u, en dus is het herstel dat ook.
Wat Microsoft wél doet, en waar het ophoudt
Microsoft 365 heeft ingebouwde voorzieningen die op een back-up lijken:
- Prullenbak in SharePoint en OneDrive, standaard 93 dagen
- Versiegeschiedenis van documenten
- Retentiebeleid waarmee u verwijderde items langer vasthoudt
- Litigation hold op mailboxen
Dat is genoeg voor een gebruiker die per ongeluk een bestand weggooit. Het is niet genoeg voor:
- Een ransomware-aanval die duizenden bestanden versleutelt en de versies mee-verkrijgt
- Een fout die pas na meer dan 93 dagen wordt ontdekt
- Een vertrokken medewerker wiens account is verwijderd, waarmee ook de OneDrive verdwijnt
- Een kwaadwillende beheerder die zowel gegevens als retentiebeleid aanpast
- Een volledig herstel naar een specifiek moment in de tijd
Vooral het scenario van de vertrokken medewerker komt vaak voor. Het account wordt netjes opgeruimd bij uitdiensttreding, en drie maanden later blijkt dat er een map met dossiers alleen in die OneDrive stond.
Wat een back-up van Microsoft 365 moet omvatten
Een volledige back-up dekt meer dan alleen de mail:
- Exchange Online — mail, agenda, contacten, ook van gedeelde mailboxen
- OneDrive van alle gebruikers
- SharePoint — documenten, lijsten, machtigingen en de sitestructuur
- Teams — gesprekken, kanalen, bestanden en de teamopzet
Teams is het lastigste onderdeel, omdat de gegevens verspreid zitten over SharePoint, Exchange en een aparte chatopslag. Een back-up die alleen de bestanden meeneemt, herstelt geen gesprekken. Controleer dat expliciet bij uw leverancier.
De 3-2-1-regel, ook in de cloud
De klassieke regel geldt onverminderd: drie kopieën van uw gegevens, op twee verschillende soorten opslag, waarvan één op een andere locatie. In de praktijk betekent dat: de gegevens in Microsoft 365, plus een back-up bij een partij die niet Microsoft is.
Die scheiding is het punt. Een back-up die in dezelfde tenant staat als de gegevens, deelt het lot van die tenant. Raakt het beheerdersaccount gecompromitteerd, dan is de back-up net zo bereikbaar als de rest.
Let daarnaast op onveranderlijke opslag: back-ups die gedurende een vastgelegde periode niet kunnen worden gewijzigd of verwijderd, ook niet door iemand met alle rechten. Dat is de enige echte bescherming tegen ransomware die het op uw back-up voorziet.
Voor de zorg: bewaartermijnen en de AVG
Zorginstellingen hebben te maken met bewaarplichten die verder gaan dan de standaardinstellingen. Een medisch dossier kent een lange bewaartermijn; een sollicitatiebrief juist een korte. Een back-up die alles even lang bewaart, voldoet aan de ene eis en overtreedt de andere.
Zorg dus dat uw oplossing per soort gegevens een termijn kan hanteren, en dat u een verwijderverzoek van een betrokkene ook in de back-up kunt uitvoeren. Leg vast waar gegevens fysiek staan — voor de meeste zorginstellingen is opslag binnen de EU een harde eis.
Een back-up die u nooit hebt teruggezet, is geen back-up
Dit is het punt waar het in de praktijk misgaat. De back-up draait, het dashboard staat op groen, en niemand heeft ooit geprobeerd er iets uit te halen.
Test minimaal per kwartaal. Zet een willekeurig bestand terug, een mailbox, en een volledige SharePoint-site. Meet hoe lang het duurt en leg het vast. Die tijd is uw werkelijke hersteltijd — niet het getal dat in de offerte stond.
Spreek vooraf twee dingen af: hoeveel gegevens u maximaal mag verliezen, en hoe lang herstel maximaal mag duren. Zonder die twee getallen is elke back-upoplossing willekeurig gekozen.
Veelgestelde vragen
Maakt Microsoft een back-up van Microsoft 365?
Nee. Microsoft zorgt dat de dienst beschikbaar blijft, maar herstel van uw eigen gegevens valt binnen het gedeelde-verantwoordelijkheidsmodel onder u als klant. De prullenbak, versiegeschiedenis en retentiebeleid van Microsoft 365 zijn hulpmiddelen, geen back-up.
Hoe lang bewaart SharePoint verwijderde bestanden?
De prullenbak van SharePoint en OneDrive bewaart verwijderde bestanden standaard 93 dagen. Wordt een fout later ontdekt, dan zijn de bestanden definitief weg. Ook bij een ransomware-aanval biedt die termijn geen bescherming, omdat versleutelde versies gewoon mee worden opgeslagen.
Wat gebeurt er met de OneDrive van een vertrokken medewerker?
Wordt het account verwijderd, dan verdwijnt na de bewaartermijn ook de OneDrive van die medewerker. Dat gaat in de praktijk vaak mis: het account wordt netjes opgeruimd bij uitdiensttreding, en maanden later blijkt dat een map met dossiers alleen daar stond.
Waarom moet een back-up buiten Microsoft 365 staan?
Een back-up die in dezelfde tenant staat als de gegevens, deelt het lot van die tenant. Raakt een beheerdersaccount gecompromitteerd, dan is de back-up net zo bereikbaar als de rest. Onveranderlijke opslag, die gedurende een vastgelegde periode niet gewijzigd of verwijderd kan worden, is de enige echte bescherming tegen ransomware die het op back-ups voorziet.
Hoe vaak moet ik een back-up testen?
Test minimaal per kwartaal, door daadwerkelijk iets terug te zetten: een bestand, een mailbox en een volledige SharePoint-site. De tijd die dat kost is uw werkelijke hersteltijd — niet het getal dat in de offerte stond.